Хранение документов и информации необходимо организовывать на основе продуманных концепций, считает Наталья Храмцовская, к. и. н., ведущий эксперт-аналитик по управлению документацией компании «ЭОС». Об этом она рассказала в рамках сессии «Электронные архивы», прошедшей на PKI-Форуме 12 сентября.

Храмцовская в своём докладе затронула вопросы регулирования электронного документооборота и объяснила, в чём заключаются проблемы в данной сфере. По словам эксперта, большая часть документов и в системе государственного управления, и в коммерческой деятельности формируется в смешанном виде — электронном и бумажном. Доля бумажных документов продолжает падать, но их физические объёмы не уменьшаются. Более того, чем эффективнее работает организация, тем больше документов скапливается.

По ряду направлений переход на электронные документы практически завершён, констатировала Наталья Храмцовская. Например, отчётность, которая предоставляется в государственные органы: может быть и есть какие-то исключения на бумаге, но в большинстве своём всё существует в электронном виде.

«На сегодняшний день очень быстро обновляются цифровые технологии. Из-за морального устаревания стирается грань между постоянным и временным сроком хранения. Мы для них должны решать одни и те же задачи», — отметила эксперт.

Хранение документов и информации конечно желательно организовывать на основе продуманных концепций. Однако только крупные и богатые государственные структуры и коммерческие организации могут себе это позволить. Когда мы дом начинаем строить с крыши, не возведя фундамент, ничего дальше не получается, привела аналогию спикер.

По её мнению, главная проблема заключается в том, что отсутствует единая концепция организации хранения документов. Каждая организация решает проблемы самостоятельно.

«И соответственно разработка новых законов и реализация новых проектов идут трудно, потому что главного вектора направления движения никто не понимает», — подчеркнула участница сессии.